Pytania i odpowiedzi

Jest to forma współpracy między działalnością gospodarczą a biurem, której głównym celem jest: umożliwienie zarejestrowania adresu działalności gospodarczej lub spółki. odbiór korespondencji wraz z powiadomieniem przesłanie odebranej korespondencji do klienta w formie elektronicznej. przesłanie odebranej korespondencji zbiorczo na wskazany adres.

Jest to popularne rozwiązanie dla Statrup-ów, jak również dla firm, które są długo na rynku i chcą zdobyć nowe obszary zainteresowania swoim produktem lub usługą. Największe korzyści - niskie koszty prowadzenia biura.

Aby wirtualne biuro było bezpieczne i gwarantowało pewność zarejestrowanej w nim działalności, powinno spełniać podstawowe wymogi przewidziane prawem. Jak wiadomo rejestracja działalności gospodarczej lub spółki pod danym adresem jest możliwa tylko, gdy przedsiębiorca posiada tytuł prawny do lokalu. Aby go uzyskać potrzebna jest zgoda właściciela. Niezbędne jest zatem upewnienie się, że osoba (firma) prowadząca wirtualne biuro jest uprawniona do podnajmu lokalu innym podmiotom. Jeśli prowadzący wirtualne biuro sam jest najemcą powierzchni biurowej, w jego umowie z właścicielem powinien znajdować się wyraźny zapis zezwalający na taki rodzaj działalności. Z najbardziej pewnym rozwiązaniem będziemy mieli do czynienia, gdy prowadzący wirtualne biuro będzie jednocześnie właścicielem lokalu. W tym przypadku mamy całkowitą pewność co do tytułu prawnego do zarejestrowania swojej działalności lub spółki pod danym adresem. Właściciele Freedom Investing Sp. z o. o. są bezpośrednimi właścicielem lokalu przy ul. Stefana Batorego w Warszawie, w których prowadzone jest wirtualne biuro. Dzięki temu, nie dojdzie do sytuacji, w której po pewnym czasie najemca jakiegoś lokalu spotka się z końcem swojej umowy najmu i zaprzestanie prowadzenia wirtualnego biura

Aby działać legalnie, wirtualne biuro musi przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych. Klient powinien otrzymać wszystkie informacje dotyczące przetwarzania powierzonych przez niego danych zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 (RODO), w tym m.in. dane administratora, oraz informacje o celu i sposobie przetwarzania danych. Wirtualne biuro musi również zadbać o zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami świadczącymi usługi na jego rzecz. Podsumowując należy zaznaczyć, że wirtualne biuro to działalność w pełni legalna. Ważne jest jednak aby właściciel przestrzegał opisanych w niniejszym artykule obowiązków. Przed zawarciem umowy warto zapoznać się z jej treścią. Szczególną uwagę należy zwrócić na fakt czy prowadzący wirtualne biuro jest właścicielem nieruchomości a jeśli nie (np. jest najemcą) to czy posiada zgodę właściciela na prowadzenie takiej działalności.

Należy mieć też świadomość, że wirtualne biuro, tak jak wszystkie inne podmioty gospodarcze i osoby fizyczne podlega przepisom regulującym postępowania karne. W związku z powyższym w razie takiej konieczności będzie musiało udostępnić swoje pomieszczenia w celu przeszukania lub np. wydać określone dokumenty na żądanie organów prowadzących postępowanie. Właściciel lub pracownik wirtualnego biura może być również przesłuchiwany jako świadek. Będzie miał w takim przypadku obowiązek stawienia się przed organami postępowania celem złożenia zeznań. Z takimi sytuacjami będziemy mieli do czynienia jedynie w razie uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa przez klienta wirtualnego biura.

Istotnym zagadnieniem, które w ostatnich latach było przedmiotem kilku ważnych orzeczeń Sądów Administracyjnych jest kwestia dopuszczalności rejestracji jako czynnego płatnika VAT podmiotu (działalności gospodarczej lub spółki), którego siedziba mieści się w wirtualnym biurze. Zagadnienie dotyczy ustalenia czy pod wskazanym w formularzu rejestracyjnym VAT adresem siedziby, faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza. W niektórych orzeczeniach wskazuje się bowiem, że podstawą odmowy zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT, może być fakt, że wskazany przez niego adres siedziby jest jedynie adresem do korespondencji i do celów rejestracji, wobec czego nie można go utożsamiać z adresem siedziby. Podstawą odmowy było zatem stwierdzenie, że pod wskazanym adresem nie funkcjonuje żaden organ zarządzający oraz nie są prowadzone jakiekolwiek sprawy podatnika. Na gruncie przytoczonej wyżej opinii należy wskazać, że biura wirtualne niejednokrotnie zapewniają swoim klientom pełne zaplecze techniczne i organizacyjne, w tym również pomieszczenia i sale, w których obywać się mogą np. posiedzenia zarządu spółki czy spotkania z klientami. Biuro wirtualne spełnia zatem wymogi siedziby spółki lub adresu prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem, że właśnie wspomnianym zapleczem dysponuje. Fakt dostępności na życzenie klienta np. sali konferencyjnej sprawia, że ma on faktyczną możliwość prowadzenia działalności.

Zezwalamy na umieszczanie naszego pełnego adresu ul. Stefana Batorego 18/108 w KRS lub CEIDG podczas elektronicznych rejestracji spółek czy działalności, pod warunkiem zawarcia z nami umowy na wirtualne biuro, w terminie późniejszym, ale bez zbędnej zwłoki oraz pod warunkiem możliwości dokonania weryfikacji kontrahenta / beneficjenta rzeczywistego zgodnej z Ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Powyższy fakt musi zostać wcześniej ustalony z pracownikiem wirtualnego biura.