Wirtualne biuro

Wirtualny adres, to pojęcie pojawiło się w momencie powstania pierwszego wirtualnego biura na świecie, a stało się to w USA w 1994 roku. 

Wirtualny adres, mówiąc w skrócie, jest to adres, który udostępnia wirtualne biuro do legalnej rejestracji firmy. Korzystają z niego rozmaici przedsiębiorcy, zaczynające start-upy, jednoosobowe działalności gospodarcze, osoby fizyczne, czy duże spółki akcyjne. W zasadzie korzystanie z wirtualnego biura posiada same korzyści, stąd duże zainteresowanie tym typem usługi. Nieważne czy jesteś małą, czy dużą firmę, każda z nich ma w tej metodzie swoje korzyści. 

Jeśli jesteś firmą, która jest na rynku, lub zamierzasz założyć własną, to możesz wynająć takie biuro w cenie nawet 40 zł miesięcznie w atrakcyjnym miejscu w Warszawie.

W tej cenie otrzymasz:

• Atrakcyjny adres firmy
• Obsługę korespondencji
• Skanowanie korespondencji
• Uporządkowaną korespondencję
• Brak podatku od nieruchomości
• Panel użytkownika
• Umieszczenie wizytówki Google w centrum miasta
• Wysyłkę listów
• Możliwość wyboru Urzędu Skarbowego
• I wiele innych korzyści

Porównując tę opcję, do wynajmu biura standardowego lub prowadzenia firmy w domu, wiąże się z tym więcej problemów i kosztów:

• Podatek od nieruchomości przekracza koszty wynajmu wirtualnego biura,
• Musisz być w domu, aby odebrać list,
• Adres w centrum Warszawy, brzmi lepiej, niż adres małej miejscowości, 
• Odszukiwanie listów bywa problematyczne, 

Pamiętajmy, że na rynku jest wiele firm oferujących wirtualny adres, jednak pamiętajmy, aby czytać dokładnie umowy, ponieważ wiele z nich oferuje swoje usługi, nie dając wyboru rezygnacji oraz nalicza dodatkowe opłaty. 

Korzystać z wirtualnego biura może w zasadzie każdy: osoba prawna oraz fizyczna. Wirtualne biuro jest przede wszystkim wykorzystywane jako adres do rejestracyjny i korespondencyjny dla firm:

• Jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG)
• Spółek Cywilnych
• Spółek Z O.O.
• Spółek Jawnych
• Spółek Partnerskich
• Spółek Komandytowych
• Spółek Komandytowo-Akcyjnych
• Spółek Akcyjnych

Nie tylko firmy rejestrują swoje siedziby w wirtualnych biurach. Miejsce na swoją siedzibę znajdą tutaj także:

• Stowarzyszenia
• Fundacje

Wirtualne biuro jest również wykorzystywane przez: osoby fizyczne, które chcą mieć adres korespondencyjny (do odbioru korespondencji).

Prowadzenie Jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) wiąże się z podaniem stałego miejsca wykonywania swojej działalności do urzędów.

Zasady zdrowego życia, mówią o tym, aby nie łączyć swojego domu i pracy w jednym. A jeśli jesteśmy osobą młodą i wynajmujemy przykładowo mieszkanie, zazwyczaj właściciel mieszkania nie wyraża zgody na prowadzenie w nim działalności. Dlatego wirtualne biuro jest świetnym rozwiązaniem dla takich osób.

Wirtualne biuro zapewni szybszy rozwój naszej firmy, dzięki rejestracji firmy w centrum Warszawy, Krakowa czy innego miasta uzyskujemy dostęp do szerszego grona klientów. Oczywiście najbardziej ta metoda sprawdzi się przy pracach zdalnych np.

• Wszelkiej maści Freelancerów
• Programistów
• Grafików
• Architektów
• Doradców
• Rejestracji firm do umów B2B
• I wiele innych

O sposobach wykorzystania Wirtualnego biura, mogę rozpisywać się w nieskończoność, jednak każda osoba prawna czy fizyczna znajdzie w nim swoje korzystne zastosowanie.

Świadomość Polskiego przedsiębiorcy

W mojej ocenie popularność wirtualnych biur wzrasta, ponieważ w Polsce zwiększa się świadomość przedsiębiorców i ich kreatywność. W Polsce jest coraz więcej ludzi przedsiębiorczych, młodzi ambitni ludzie rozumieją, że bogactwo bierze się z pracy, tworzenia i kreatywności, a nie sztucznego drukowania i rozdawnictwa pieniędzy, a rozmowy pomiędzy nimi sprawiają, że kiedy nowa osoba usłyszy o takim rozwiązaniu, to w większości przypadków przenosi lub rozpoczyna rejestrację firmy na adresie wirtualnego biura.

W swoim życiu poruszałem takie tematy z wieloma osobami i spotykałem się z różnymi rekcjami, jednak zauważyłem, że kiedy wspominałem o tym osobie, która nigdy nie prowadziła firmy i nie ma w sobie ducha przedsiębiorcy, to zwykle reakcja wiązała się z tym jakbym miał urojenia i grał tylko w gry komputerowe, bo to jak to "wirtualne".

Kiedy poruszałem ten temat z osobami, które prowadzą firmy od wielu lat z różnego pokolenia (w przedziale 25 - 60 lat) na poziomie uznające ich w polsce za "milionerów" spotykałem się we wszystkich przypadkach z bardzo pozytywną reakcją i zaskoczeniem, że tak można, komentarze brzmiały "jakie to dobre jest !".

Przepisy podatkowe

Skomplikowane przepisy podatkowe oraz nieopłacalność zatrudniania na umowy o pracę, sprawia, że coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej i świadczenie usług na zasadzie umowy (B2B).

Rejestracja działalności gospodarczej w wirtualnym biurze jest najtańszym i najlepszym obecnie rozwiązaniem, bez względu na rodzaj świadczonych przez siebie usług na rzecz innego podmiotu. Rozwiązanie B2B jest korzystane dla "pracodawcy" oraz "pracownika", zarówno finansowo jak i czasowo, bo nie tworzy to skomplikowanych procedur, a wynagrodzenie z pracy jest wypłacane na podstawie jednej prostej faktury.

Zaostrzenie i komplikacja przepisów podatkowych jest również powodem przenoszenia i rejestracji firmy w wirtualnych biurach. Rejestracja firmy w centrum Warszawy potrafi zredukować kontrole Urzędu Skarbowego do minimum. Wynika to z tego, że Warszawskie Urzędy mają pod swoim dyktandem więcej firm.

Niższe koszty działalności i brak podatku

Wirtualna siedziba to przede wszystkim niższe koszty działalności. Już za cenę 40 zł miesięcznie możemy uzyskać wirtualną siedzibę w centrum Warszawy bez dodatkowych opłat, czy braku podatku od nieruchomości (przy standardowym wynajmie siedziby).

Odczyt korespondencji bez wychodzenia z domu

Prowadząc firmę w domu bardzo często otrzymujemy wszelkiego rodzaju listy, nie zawsze jesteśmy w domu. Listy otrzymujemy od różnych osób czy instytucji: Urzędu Skarbowego, ZUSu czy Sądu. Odbieranie takich listów przez innych domowników może wzbudzać niepotrzebny niepokój (listy od takich istutucji zawsze budzą emocje), dlatego posiadając adres korepondencyjny w wirtualnym biurze zawsze odczytasz korespodnencję, która zostanie przesłana drogą e-mail.

Wirtualne biura są legalne, co potwierdzają jednoznaczne wyroki sądu.

Przyjazny Urząd Skarbowy

Za pierwszą korzyść korzystania z Wirtualnego Biura jest możliwość wyboru Urzędu Skarbowego. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że nie każdy Urząd jest taki sam. W mojej ocenie najkorzystniejszym wyborem jest III US Warszawa, który mieści się ul. Williama Heerleina Lindleya 14, 02-013 Warszawa.

Po pierwsze, mieści się on w ścisłym centrum Warszawy, gdzie statystyki mówią jasno:

• ok. 4993402 - tyle firm zarejestrowanych jest Polsce
• 968720 (19,4 %) - firm zarejestrowanych jest w Województwie Mazowieckim
• 525046 (10,5%) - firmy zarejestrowane w stolicy
• 4,4% - tyle wynosi roczny przyrost firm w Polsce

Jeśli jesteśmy 1 z 525046 firm, to stanowimy 0,00019 % podmiotów, dlatego odpowiedzmy sobie sami, czy rekina jest łatwiej upolować w małym jeziorze, czy wielkim oceanie.

Po drugie, nasza firma, która ma przychody np. kilkaset tysięcy czy kilka milionów złotych, w Warszawie jest tak naprawdę małą nierzucającą się w oczy sardynką, więc możemy z większym spokojem cieszyć się z rozwoju biznesu.

Po trzecie - Panie i Panowie z Warszawskich Urzędów, to bardzo miłe i przyjazne osoby (o ile nie jesteśmy gburem i przy pierwszym kontakcie oskarżamy ich za swoje nieszczęścia). Wykonując do nich telefony, czy kontaktując się drogą e-mail, zawsze zostałem miło obsłużony. Mit na temat złych Pań w Urzędzie bym tutaj pominął, wystarczy się uśmiechnąć, a na pewno wszystko będzie przyjaźnie załatwione.

Adres firmy, który wzbudza zaufanie

Prowadząc firmę, warto wzbudzać zaufanie wśród naszych kontrahentów. Firma, która posiada adres w centrum Warszawy, zawsze będzie wzbudzała większe zaufanie niż adres zarejestrowany u rodziców np. na ul. Lipowej w miejscowości Zimna Wódka, chyba, że jesteśmy producentem alkoholu.

Szybszy rozwój naszej firmy

Usługi Wirtualnego biura razem z wynajęciem adresu i obsługi korespondencji oferują również możliwość umieszczenia np. wizytówki Google swojej firmy na wirtualnym adresie. Dla przykładu jeśli świadczymy usługi Informatyczne czy inne zdalne usługi, to rozwijanie działalności w mniejszych miastach nie będzie tak dynamiczne jak w większym mieście. W Warszawie możemy sobie pozwolić również na zastosowanie wyższych cen.

Jeśli Twoja firma prowadzi stronę internetową (co uważam za konieczne w dzisiejszych czasach), to umieszczenie w niej Warszawskiego adresu wpłynie na pozycję naszej strony, jeśli ktoś wyszukuje nas z Warszawskiej lokalizacji lub użyje frazy "Warszawa".

Obniżenie kosztów działalności

Ceny wirtualnej siedziby zaczynają się nawet od 30 zł/mc. A wynajęcie zwykłego najtańszego biura to w dzisiejszych czasach koszt od 1000 zł w górę. W przypadku gdy zdecydujemy sięna zarejestrowanie firmy w domu, to sam podatek od nieruchomości może przekroczyć koszty wynajmu wirtualnego biura.

Właściciel Wirtualnego biura jest właścicielem nieruchomości

Przed rozpoczęciem współpracy warto zapytać lub sprawdzić w księgach wieczystych, czy właściciel wirtualnego biura jest rzeczywistym właścicielem nieruchomości. Bardzo często biura są podnajmowane i wynajmowane dalej jako Biuro Wirtualne, jest to niebezpieczne z punktu naszej firmy, ponieważ nie jest to pewna siedziba i bardzo często współprace są zrywane pomiędzy pierwszą linią wynajmujący-najemca, co wiąże się również prawną utratą rejestracji siedziby, może to nas narazić na dodatkowe koszty (w przypadku podmiotu zarejestrowanego w KRS), ponieważ zmiana siedziby wymaga czasu i dodatkowej opłaty sądowej, nie wspominając już o aspektach formalnych, jeśli nasza firma widnieje na drukach czy w internecie.

Nieruchomość powinna mieć status lokalu niemieszkalnego

Bardzo często wirtualne biura wykorzystują lokale mieszkalne pod świadczenie tego typu usług, ponieważ są tańsze w zakupie. Może to zrodzić problem podczas rejestracji firmy w takim lokalu i interpretacji Urzędów, czy nasza firma może być zarejestrowana w lokalu mieszkalnym, dlatego wybierajmy te niemieszkalne.

Lokalizacja biura

Wybierajmy te, które podlegają pod przyjazne Urzędy oraz gdzie zarejestrowanych jest najwięcej firm. Powody te wymieniłem w poprzednim punkcie.

Przejrzysta umowa i skanowanie korespondencji

Przed rozpoczęciem współpracy polecam korzystanie z firm, które mają przejrzystą umowę, która jest przyjazna dla klienta, bez jakichś dziwnych okresów wypowiedzeń. Jestem zdania, że każda firma, która szanuje klienta, powinna mu dać możliwość rezygnacji w każdym momencie. A dlaczego ? Bo klientów należy zatrzymywać jakością usług, a nie okresem wypowiedzenia. Jeśli jakieś Wirtualne biuro prześle nam długą umowę, pisaną drobnym druczkiem, w której trudno się połapać, to wybrałbym bardziej przyjazną współpracę.

Dobre wirtualne biuro skanuje korespondencję i informuje nas o tym drogą e-mail. Klient powinien mieć możliwość wglądu w archiwum listów, tak aby w przypadku jakiegoś listu mógł go odszukać.

Koszty wirtualnego biura są bardzo niskie w stosunku do korzyści. Ceny zależne są od kilku czynników m.in.

• Atrakcyjności lokalizacji
• Dodatkowych usług
• Ilości skanowanych listów
• Okresu rozliczeniowego
• Zbiorczych wysyłek
• Możliwości umieszczenie wizytówki Google
• Wynajmu sal

Ceny wahają się w granicach 30 zł netto/miesiąc do nawet 600 zł/mc. Ceny powyżej 150 zł netto za adres firmy i skanowanie korespondencji uważam za przesadzone. Rynkowa i uczciwa cena za możlwiość rejestracji firmy i obsługę korespondencji to koszt do 120 zł netto/mc.

Jeśli prowadzisz już firmę, fundację lub stowarzyszenie i masz nadany NIP, REGON oraz KRS (w przypadku osób prawnych) lub chcesz założyć któryś z wymienionych podmiotów (nie masz NIP, REGON i KRS) z siedzibą w wirtualnym biurze, to przygotowałem szczegółowe poradniki, które pomogą przebrnąć przez cały proces przeniesienia lub rejestracji nowego podmiotu gospodarczego.

Istniejąca firma: Masz NIP, REGON i KRS:

• Poradnik przeniesienia Jednoosobowej działalności lub Spółki cywilnej (kliknij tutaj)
• Poradnik przeniesienia spółek prawa handlowego (Z O.O., Akcyjnych, Komandytowych) + fundacje, stowarzyszenia (kliknij tutaj)

Nowa firma: Masz NIP, REGON i KRS:

• Poradnik rejestracji Jednoosobowej działalności lub Spółki cywilnej (kliknij tutaj)
• Poradnik rejestracji spółek prawa handlowego (Z O.O., Akcyjnych, Komandytowych) + fundacje, stowarzyszenia (kliknij tutaj)

Mam nadzieję, że znalazłeś odpowiedzi na nurtujące pytania i dowiedziałeś się czegoś nowego. Jednak jeśli we wpisie nie znalazłeś odpowiedzi na pytanie dotyczące wirtualnego biura, to zachęcam do kontaktu, z chęcią umieszczę w nim dodatkowe informacje jeśli jakieś przeoczyłem i zapraszam do współpracy.